Leuker kunnen we het niet maken

Op Portugal Portal lees ik regelmatig de klacht dat Portugal in vergelijking met Nederland erg bureaucratisch is. Maar is dat ook zo?

Wat is bureaucratie?

Bureaucratie is een vorm van organiseren door middel van regels en procedures, verdeling van verantwoordelijkheid en hiërarchische structuur. Elke functionaris in een bureaucratische organisatie heeft zijn eigen taak en legt verantwoording af aan zijn superieur. Overheidsdiensten, privéondernemingen of organisaties zonder winstoogmerk, ze kunnen allemaal bureaucratisch zijn.

In negatieve zin gebruikt men het woord bureaucratie als er te veel regels en procedures zijn die leiden tot onnodig papierwerk.

Max Weber

De Duitse socioloog Max Weber (1864-1920) heeft de bureaucratie uitgebreid beschreven. Hij vond bureaucratieën rationeel en efficiënt. Iedereen wordt op gelijke wijze behandeld; familie en vrienden worden in de ideale situatie niet voorgetrokken. Toch zag Weber ook een gevaar: een bureaucratie is een onpersoonlijke machine waarin de individuele vrijheid van ambtenaren verloren gaat. Ook kunnen bureaucraten te veel macht krijgen als ze niet door de politiek gecontroleerd worden.

Administratieve rompslomp

Als je, zoals ik, uit Nederland vertrekt, ontkom je niet aan Nederlandse bureaucratie. De emigratie-belastingaangifte, de afwikkeling van een overlijden, het aanvragen van pensioen en AOW. In al deze gevallen gingen stapels papier heen en weer tussen Portugal en Nederland. Ouderwets, degelijk papier, alsof er geen digitale wereld bestaat.

Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt

Fouten in de administratieve processen leidden tot nog meer papier. De belastingdienst stuurde een aangifte zonder in het adres het land van bestemming te vermelden en wilde mij vervolgens beboeten toen ik niet op tijd betaalde. Van de Sociale Verzekeringsbank kreeg ik een andere naam op officiële documenten. Mijn pensioenfonds schreef een dreigbrief omdat ik niet samenwoonde met mijn partner: in zijn adres ontbrak de postcode dus was het niet hetzelfde als mijn adres. De postcode die er had moeten staan, was de ambtenaar van het Amsterdamse stadsdeel waar wij ons uitschreven uit Nederland, vergeten te noteren.

Volop werk voor mij dus: brieven, e-mails, telefoontjes en klachtenbrieven. Maar ook in Portugal kregen we te maken met een administratieve fout met grote gevolgen.

Finanças

De Portugese belastingdienst, Finanças, is in vergelijking met de Nederlandse erg toegankelijk, niet alleen via internet, maar ook kun je er makkelijk binnenlopen. Toen wij net in Portugal woonden, lag er in de brievenbus een aanslag IUC (Imposto Único de Circulação, motorrijtuigenbelasting) gericht aan mijn partner. Och, dacht ik, een foutje, dat zetten we even recht. De eerstvolgende werkdag stonden wij bij de balie waar ambtenaar D. ons uitlegde dat mijn partner, ook al rijdt hij geen auto, wel een auto in zijn bezit kan hebben en dat het aan ons was het tegendeel te bewijzen met een brief en een bewijs dat we konden verkrijgen bij de Loja do Cidadão.

Loja do Cidadão

Lojas do Cidadão, gevestigd in winkelcentra of op overdekte markten, zijn kantoortjes waar je verschillende zaken met overheids- en andere diensten kunt regelen. In ons geval konden wij tegen betaling van enkele euro’s een bewijs krijgen dat het kenteken van bedoelde auto niet op naam van mijn man stond.

Voor de zekerheid gingen we ook bij de politie langs. Was er sprake van identiteitsdiefstal? De politieman achter de balie nam alle tijd om een en ander uit te zoeken. Zijn conclusie: de eigenaar van de auto waarvoor mijn man werd aangeslagen, heeft dezelfde naam maar uiteraard een ander fiscaal nummer. Ergens in de administratie zijn de fiscale nummers verwisseld.

Helaas stond er op naam van mijn man nog een tweede auto en ook een derde. Zijn naamgenoot wisselde van auto’s zoals een ander van schoenen. Ik weigerde nog langer bewijzen aan te leveren en zo te betalen voor een fout die wij niet hadden gemaakt. Ambtenaar D. viel achterover van zoveel stoutmoedigheid, maar de directrice van de belastingdienst gaf me gelijk: een brief was voldoende. Ik zag voor me hoe ik een standaardbrief zou maken waarin ik alleen nog datum en kenteken zou moeten invullen. Dat kon zo niet doorgaan. Ik besloot de ombudsman in te schakelen.

Provedor de Justiça

De Portugese ombudsman, Provedor de Justiça, heeft een heel toegankelijke website in het Portugees en het Engels waarop je een formulier kunt invullen, aangeven welke klacht je hebt en welke oplossing jou het best lijkt. Na een aantal weken kreeg ik bericht dat onze zaak in behandeling was genomen. Al snel kregen wij een uitgebreid relaas van de Finanças toegestuurd. Daarin stond geen excuus, ik zou bijna zeggen natuurlijk niet, welke belastingdienst biedt nu excuses aan? Maar wel gaf men toe dat het steeds ging om dezelfde fout en dat men daar misschien iets eerder geloof aan had kunnen hechten. Gelukkig, na negen maanden eindelijk rust. Dachten we.

Vijf jaar later

Weer een belastingaanslag voor mijn partner. Dit keer een zeer behoorlijk bedrag gespecificeerd als ‘kosten’. Aan de balie hoorden we dat het ging om gerechtelijke kosten. Ik had de documenten van de ombudsman bij me om de persoonsverwisseling aan te tonen, maar ik moest toch een brief schrijven. Ik kreeg documenten mee om als bijlage bij de brief te voegen en die bleken interessant leesmateriaal: de naamgenoot was al meerdere malen veroordeeld voor handel in namaakgoederen. De papieren vermeldden zijn adres, leeftijd en nationaliteit. Alle geheel verschillend van die van mijn man. Handige informatie bij het maken van een klachtenbrief. Alles werd keurig rechtgezet. Maar is de verwisseling van fiscale nummers ongedaan gemaakt? Dat blijft onduidelijk. We zijn inmiddels drie jaar verder, afwachten maar.

Leve de bureaucratie!

Terugkomend op de vraag aan het begin van dit stukje: ik vind niet dat Portugal bureaucratischer is dan Nederland. Ook nu ik al acht jaar in Portugal woon en alles verloopt zoals het moet, wordt mij nog regelmatig gevraagd papieren naar Nederland sturen die aantonen dat ik nog leef en dat ik voldoe aan de regels van het belastingverdrag Portugal-Nederland.

Bureaucratische rompslomp? Allicht! Maar dan, formulieren invullen, een klachtenbrief schrijven, een brief schrijven in het Portugees, je kunt het beschouwen als een vorm van hersengymnastiek. Erg belangrijk voor de ouder wordende mens. En zo krijgt het woord bureaucratie een positieve klank. Bureaucratie: goed voor je mentale gezondheid!